Check list: Organizando o Evento Infantil.

Faça um arquivo (no computador, ou num caderno) 

Anote todos os passos do planejamento. Este é o primeiro passo, e o mais importante! 

Escreva tudo o que você vai precisar fazer, na forma de Check List.
Não esqueça que quanto antes você iniciar os preparativos, mais vai diluir os gastos. Todos os fornecedores exigem pagamento até a data do evento, isso porque, na maioria das vezes os fornecedores também pagam tudo com antecedência. Lema: Festa realizada é Festa paga, inclusive para os fornecedores.

A seguir você encontrará alguns passos que irá lhe auxiliar no evento infantil do seu (sua) filho (a).

08 meses de antecedência.

Escolha um tema e decida se vai ser um evento formal ou ocasional.

Escolha a data e a hora.

Decida quanto tempo a festa vai durar - a maioria das festas são 3-5 horas, principalmente se você locar um buffet infantil. Caso você alugue uma chácara, a duração da festa se estenderá, porque seus familiares e amigos mais próximos irão aproveitar melhor o tempo.

Faça sua lista de convidados.

Decida se será um local aberto ou fechado, ou seja decida se você vai fazer a festa em casa, salão de festas, num clube, ou numa casa de festas, e reserve (se a festa for em casa de festas, melhor fazer a reserva de 6 a 3 meses antes, para não correr o risco de já estar reservado para a sua data).

Contratar uma equipe para decidir sobre as atividades do dia: o tempo para comer, jogos, brincadeiras, animação, balão para estourar com lembrancinhas. Não esqueça, festa de criança precisa de diversão. Não se deve fazer festa de criança sem animação ou brincadeiras, sendo este um dos principais motivos para ir a um aniversário. Diversão é fundamental!

Encomendar os convites.

Encomendar as lembrancinhas! Se você escolher produtos personalizados ou mais sofisticados e que precisem ser feitos à mão.

06 meses antes

Enviar um “guarde a data” por email para os convidados, já informando a data e horário da festa.

Planeje e prepare seu menu, e isso depende do horário da festa para ser planejado o que será servido.

Nas festas realizadas fora dos horários de refeições podem ser servidos somente bolo, sorvete e bebidas.

Decida como irão ser servidas as comidas: em buffet, cocktail ou sentada em mesas.

Você quer preparar os alimentos ou contratar um serviço de buffet?
Acesse o site e veja a quantidade para cada ítem

http://editora.globo.com/pesquisas/quiz_crescer_051107.htm

Mas vale aqui uma dica preciosa... o barato sai caro, você estará exausta e não irá curtir a festa que você tanto preparou, então CONTRATE O BUFFET!Contrate os garçons!!!! Cabe aqui lembrar que não é todo buffet que possui uma equipe de garçons, desta maneira, as vezes você precisará contratar este serviço separado.

Vários produtos podem ser alugados para lhe ajudar com a sua festa. Como... mesas, cadeiras, réchaud , etc. Claro, que em geral os buffets infantis possuem ou então o serviço de buffet de comidas, mas não se assuste, existem vários estabelecimentos que trabalham com este tipo de aluguel de peças.
Faça a cotratação do serviço de filmagem e fotografias.
Reserve a data com a pessoa que será responsável pelos doces. Atualmente existem pessoas que trabalham muito sério, se especializam inclusive em decorar os docinhos e levam o nome de cake designer.

 

06 semanas antes
 

 Enviar os convites, pedindo que as pessoas confirmem a presença RSVP com data limite para confirmação.
Coloque uma lista das pessoas que você convidou ao lado do telefone para gravar as respostas. Melhor ainda, use o sistema de email para enviar uma cópia digital do convite e já pedir as confirmações. Fica super prático!

 Comprar/encomendar suprimentos, incluindo descartáveis.

 Lembre de que quando contratar o entretenimento, faça um contrato escrito e recibo (ou seja, DJ, mágico, palhaço, cama elástica, piscina de bolinhas, pintura artística, contador de história, escultura de balões, apresentação de personagens etc.).

 04 semanas antes

 Certifique-se de que comprou/alugou todos os ingredientes das brincadeiras que pretende fazer (por exemplo, lembrancinhas do balão para estourar, folhas de desenhos para colorir, brindes para distribuir como colares pisca pisca, máscaras, maracas etc).

Se a festa for feita em casa, solicitar já a ajuda de familiares e amigos (para arrumar as mesas, limpar, ajudar nos jogos, tirar fotos, atender telefones/interfones e portas, colocar nome nos presentes, entregar lembrancinhas).

 Se a festa for em casa de festas, confirmar todos os serviços (inclusive o número de garçons).

Recorde que as crianças com menos de 3 anos têm uma concentração menor da atenção. E geralmente não gostam de compartilhar ou esperar a sua vez de brincar e ficam mais felizes de sentarem junto com seus amigos e brinquedos.

Os adultos não querem sempre jogar jogos. Planeje somente um ou dois.

Escolha o que a família irá vestir ou se fantasiar.
Agende horário no cabeleireiro.

02 semanas antes

Comece uma contagem final dos convidados.

Telefone para os convidados que não responderam o convite.

Prepare uma lista final dos artigos de menu, dos jogos, dos prêmios e dos artigos descartáveis e assegure-se de que você tenha bastante para cada convidado e mais um pouco extra.

Verifique e confirme todas as encomendas de alimentos, materiais alugados e serviços contratados para o evento.

01 semana antes

Separe a câmera fotográfica ou a câmera vídeo e esteja certo de ter bastante filme, baterias extras ou carregar suas baterias da câmera, cartão de memória, você não vai resistir fotografar apenas com o fotógrafo.

Limpe a casa ou o local onde vai ser realizada a festa; arrume as instalações (mesas, cadeiras, aparadores, etc)...

Se a festa for na escolinha ou em casa, organize o aluguel de uma caixa térmica com gelo para que as bebidas possam gelar mais rápido.
Para a contratação das bebidas, o mais viável hoje em dia é o sistema de consignação, já que você poderá devolver o que não utilizar e para isso existem muitas lojas com este tipo de serviço, que inclusive entregam na porta da sua casa ou onde for o seu envento.
Envie um email para os convidados, para lembra-los do grande dia, com indicações do endereço.
Compre os ingredientes da comida se for fazer em casa.
Verifique se você tem lembrancinhas suficientes de acordo com as confirmações. O ideal é ter sempre lembrancinhas a mais, pois algumas pessoas levam mais do que uma, ou ainda levam algum amiguinho do filho junto. O ideal é 15% de sobra, para não correr o risco de alguém ficar sem lembrancinha. Conte uma por criança (e não por família), e também pense em lembrancinhas para quem não tem filhos (isso é muito importante para você evitar o estress na hora de se despedir).

Um dia antes

Para festas em casa, prepare a comida com antecedência. Se alguma coisa não pode ser cozida com antecedência e requentada, agora é a hora de fazê-la. Quanto mais ajuda você tiver, menos trabalho e stress. Se puder, contrate ajudantes. À noite, quando tudo estiver pronto, limpe a casa e comece a decoração do que for possível. Se for decorar com balões, tenta já deixar tudo pronto, e compre uma bomba pequena (nada de encher balão com a boca!).
Se você alugou um salão ou casa de festas, geralmente você pode pedir para entrar na noite anterior, desde que não tenham um evento antes do seu.
Faça tudo o que puder nesse dia, para sobrar um tempinho para você se arrumar antes da festa! Afinal, você não quer parecer cansada e acabada no grande dia, não é mesmo!
RELAXE... Está quase lá!  

Releia esta lista para ver se não esqueceu de nada

No grande dia!
Peça para alguém pegar o bolo. Porém muitas profissionais já se adiantam e entregam o bolo no local combinado.
Verifique se há alguma comida nas mesas para os convidados irem beliscando desde o início da festa (nunca deixe toda a comida para depois dos parabéns, porque ninguém aguenta ficar uma ou duas horas esperando para comer).
Na hora da festa, deixe as bebidas disponíveis (se não tiver garçon)
Deixe separado o que irá vestir.

As crianças pequenas necessitarão tirar uma soneca antes da festa.
Arrume as crianças, e depois se arrume, próximo do horário da festa. Pegue alguns minutos para relaxar antes da festa.

Ligue alguma música suave quando estiver se trocando.
Organize como vai chegar ao salão de festas.
Espere a chegada do primeiro convidado.

Chegou!!!... APROVEITE a sua festa

Uma semana após o grande dia!


Enviar notas de agradecimento a todos os ajudantes e aqueles que deram presentes! Uma boa ideia é enviar um foto do convidado por email, agradecendo a presença e a ajuda. Não custa nada, e é super educado

 Espero que este roteiro possa lhe ajudar e caso tenha alguma dúvida, estamos à disposição para lhe auxiliar!!!

Entre em contato conosco! para nós é um prazer lhe atender!!!